内部統制システム

内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

当社の業務の適正を確保するための体制は以下の通りです。

(１) 取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
１．プラップグループは、法令・定款の遵守と高い倫理観による行動基準を定めた「プラップ・コンプライアンス・マニュアル」を制定し、当社および子会社の取締役および従業員に徹底します。また、社内教育機関「プラップ大学」において、取締役および従業員に対して総合的にコンプライアンス教育を実施します。
２．プラップグループは、当社および子会社の取締役および従業員が法令・定款等に違反する行為を発見した場合に、社外の弁護士に直接通報できる制度「プラップ・ホットライン」を設置します。内部通報規程により、匿名性の保障と当該通報を行った者に対していかなる不利益な取り扱いをも行わないことを定めます。
３．当社および子会社の従業員にコーポレートガバナンスと経営理念、企業倫理の周知徹底と業務の適正な執行のため「プラップ・ハンドブック」を作成・配付し、「プラップ大学」にて教育研修を行います。
４．当社は、内部監査に関する基本的事項を内部監査規程に定め、当社および子会社の内部監査を計画的に実施します。内部監査の指摘事項に対しては、対象の会社および部門に改善を指示し、改善状況の確認とフォローアップを実施します。
５．プラップグループは、業務上、クライアントの企業秘密やインサイダー情報を扱うことが多いため、情報セキュリティガイドラインやインサイダー取引防止規程等の情報管理に関する規定を制定し、取締役および従業員に徹底します。また、当社はISO/IEC27001(ISMS：情報セキュリティマネジメントシステム)の認証を取得し、情報管理には万全を期した体制を構築します。

(２) 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
取締役の職務の執行に係る情報については、法令・定款および社内規程に従い、文書または電磁的媒体に記録・保存します。また、文書および電磁的媒体は、当社の「情報セキュリティルールブック」や各種管理マニュアルに従い適切に管理します。

(３) 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
１．当社は、リスク管理規程により「リスク対策委員会」を設置し、グループ全体のリスク管理体制を構築します。「リスク対策委員会」はプラップグループのリスクの洗い出し・評価を行い、リスク発生の未然防止に努めます。リスクが顕在化した場合は、被害を最小限に止め、再発防止の方策を実行する体制を構築します。
２．当社および子会社の事業運営やリスク管理体制、法令遵守などについては、当社の担当取締役および担当部門が総合的に助言・指導を行い、グループ全体の業務の適正化を図ります。

(４) 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
１．当社および子会社は、各社が定める定款、取締役会規程、職務権限規程、業務分掌規程等に基づき、適正かつ効率的な業務執行が行われる体制をとります。
２．当社の取締役会は、定例取締役会を毎月1回、臨時取締役会を必要に応じて随時開催し、経営上の重要事項について審議・決定するとともに、各取締役の職務執行を監督します。
３．当社および子会社の事業運営については、営業会議ならびに経営会議において常勤取締役に報告があり、情報の十分な事前共有の上、取締役会で適切な意思決定を行う体制をとります。

(５) 当社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
１．当社は「内部統制プロジェクトチーム」を組成し、当社および子会社の業務の適正を確保するための体制の構築に当たります。
２．当社は、弁護士や公認会計士などの外部アドバイザーの助言と指導を適宜受けられる体制を設け、法務、会計処理ならびに内部統制組織の適正性の確保に努めます。
３．子会社については、関係会社管理規程を制定し、関係会社に対する全般的な管理方針、管理組織について定め、業務の適正を確保するための体制をとります。
４．子会社の業務執行の状況については、内部監査規程に基づき、毎年１回以上、定期または臨時に実地監査を行います。監査結果は内部監査担当の意見を付して代表取締役に報告し、必要があれば関係会社に対して是正を求め、業務の適正を確保します。
５．子会社の業務執行について職務権限規程等の決裁ルールの整備を行うほか、経営の重要な事項に関しては、当社の事前承認または当社への報告を求めます。また、当社の子会社担当役員および子会社管理担当部門等が子会社からの事業計画、業務執行状況・財務状況等の報告を定期的に受け、業務の適正を確保します。

(６) 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、当該使用人の取締役からの独立性に関する事項、当該使用人に対する指示の実効性に関する事項
１．監査役会がその職務を補助する使用人を置くことを求めた場合には、管理部門長が監査役会と協議し、当該従業員を適材配置するものとします。また、各監査役が業務執行に係る従業員に対して、監査役の職務の補助を一時的に依頼した場合についても、対応できる体制をとります。
２．監査役の職務を補助すべき使用人の任命・異動については、監査役会の同意を得た上で決定します。また、監査役の職務を補助すべき使用人は、業務分掌規程に基づき、取締役以下補助使用人の属する組織の上長等の指揮命令を受けずに、監査役の指揮命令下で職務を遂行するものとしますが、取締役からの独立性に影響がなく監査役会の同意を得た場合については、当社の業務執行に係る役職を兼務することができるものとします。

(７) 当社および子会社の取締役および使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制、報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
１．当社および子会社の取締役および従業員は、各社の規程の定めるところに従い、各監査役の要請に応じて必要な報告および情報提供を行います。
２．当社および子会社は、業務または業績に大きな影響を与える恐れのある事象や法令・規程等に違反する事項を認識した場合、速やかに監査役へ報告を行います。また、取締役および従業員の監査役への情報提供を理由とした不利益な処遇は、一切行うことを禁じます。

(８) その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
１．監査役は、監査役会規程に従い、経営方針の決定過程および業務執行状況を把握するために、取締役会その他、会社の重要な会議に出席し意見を述べることができます。また、会議に出席しない時は、議事録・資料を閲覧することができるものとします。
２．監査役は、監査役会規程に従い、会社が適法性を欠く事象を発見した場合、それを指摘、取締役会に勧告でき、状況によってその行為の差止めを要求できるものとします。
３．監査役は、内部監査担当と密接な連携を保ち、内部監査の計画、経過、結果について内部監査担当から報告または相談を受ける体制をとります。
４．監査役は、内部統制プロジェクトチームや会計監査人と密接な連携を保ち、内部統制の構築および評価の計画、経過、結果について内部統制プロジェクトチームから報告または相談を受ける体制をとります。
５．監査役は、必要に応じ外部アドバイザーに相談することができ、任用するなどの必要な監査費用が発生する場合については、その費用は会社が負担するものとします。

反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備状況

当社は、常に社会的良識を備えた行動に努めるとともに、反社会的勢力とは一切の関係を遮断するという信念を持ち、会社一体の毅然とした対応を徹底します。特に、新規顧客との取引開始時には、外部情報を収集し万全を期した態勢で臨みます。
さらに万一に備えて、警察署の相談窓口との関係強化や専門家の指導に基づいた緊急体制の構築をすべく、体制を整えています。